Сколько хранятся табеля рабочего времени

Срок хранения табеля рабочего времени

Сколько хранятся табеля рабочего времени

Важность учета рабочего времени невозможно переоценить: табель с данными о точном количестве отработанных дней и часов является основанием для расчета зарплаты, используется при формировании отчетности и подтверждает факт соблюдения или несоблюдения работниками режима рабочего времени, установленного в организации.

Составление табеля осуществляется уполномоченным лицом в единственном экземпляре, после чего бумага подписывается руководителем подразделения и передается в бухгалтерию, где она и остается.

Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

Скачайте документы по теме:

Согласно нормам закона «Об архивном деле в РФ» от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ некоторые документы, без которых невозможно делопроизводство организации, получают статус архивных.

При этом сроки, на протяжении которых бумаги могут потребоваться самой организации или же проверяющим органам, отличаются в зависимости от важности документа.

Но в законе эти периоды не отражены, там сказано, что некоторые госорганы могут издавать перечни часто применяемых документов и указывать для них конкретные сроки хранения.

Подробнее о ведении табеля учета рабочего времени работников читайте здесь:

  • Заполняем табель учета рабочего времени
  • Расчет рабочего времени и полезные события в сентябре
  • Табель учета рабочего времени: как отразить случаи, отклоняющиеся от нормы

Подобный перечень утвержден Росархивом шестого октября 2000 года, еще до вступления в силу закона «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения». Данным нормативным актом пользовались многие кадровики. В нем было конкретно закреплено, сколько хранятся табеля учета рабочего времени. В разделе 7.2 значилось, что они хранятся один год. Но в последующем этот акт утратил силу, что привело к возникновению разночтений.

В данный момент действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года под № 558.

В акте указано, сколько хранится табель учета рабочего времени, но срок здесь иной — в разделе 7.1 отражено, что документ хранится пять лет.

Но если учет велся на рабочих местах с правом на компенсации по причине того, что условия труда признаны как тяжелые, вредные или опасные, срок хранения табелей учёта рабочего времени составляет 75 лет.

Табель учета времени работы можно вести и в электронном виде без создания бумажного носителя. Но для этого требуется заверить его электронной цифровой подписью.

Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые.

Переход на ведение учета в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. под №402-ФЗ).

Правила движения табеля внутри компании

Компании обязаны учитывать не только срок хранения табеля учета рабочего времени, но и правильно организовывать его движение. При этом нужно контролировать его сохранность на всех этапах.

Справка

Путь прохождения табелей может состоять из следующих этапов:

  1. оформления документа;
  2. контроля составления;
  3. подписания;
  4. передачи в бухгалтерию;
  5. организации хранения.

Каждый из этапов должен отражаться в имеющемся графике документооборота, ведь последний — это элемент учетной политики организации.

При указании каждого этапа требуется отражать исполнителей, бумажные и электронные версии, число экземпляров оригинала/копий, иные важные факторы, в том числе, сколько нужно хранить табеля учета рабочего времени.

Обоснованием предусмотренного порядка считается:

п. 4 ст. 9 закона 129-ФЗ от 21.11.1996, п. 4 Положения по бухучету «Учетная политика компании» ПБУ 1/2008, утвержденный приказом Минфина 106н от шестого октября 2008 года; п. 15 Положения по ведению бухучета и отчетности, утвержденный приказом Минфина от двадцать девятого июля 1998 года 34н.

Формируя график документооборота, требуется обязательно учитывать специфику составления документа, а не только сроки хранения табелей учета рабочего времени. Под этим подразумевается детальный учет:

  • продолжительности составления;
  • проставление отметок в течение всего месяца согласно подтверждающим документам;
  • опоздания в представлении бумаг.

По причине того, что документ нужно сдавать в бухгалтерию в строго отведенный срок, а данные о причинах отсутствия работников организации часто поступают к табельщику позже, может потребоваться внесение исправлений не только до сдачи, но и после нее.

Поэтому лучше предусмотреть возможность у табельщиков представления в бухгалтерию оригинала табеля и составлении корректировок.

Так как срок хранения табелей учета рабочего времени составляет от пяти лет, в бухгалтерии нужно организовать место, где будут лежать бумаги.

Где хранятся табеля учета рабочего времени

Руководитель организации сам решает, как и где хранятся табели учета рабочего времени (ст. 13, 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Но надо отличать текущее хранение от архивного. Текущее предполагает использование документов с момента создания и до передачи в архив.

Оно возможно в двух видах: хранение в процессе исполнения и хранение исполненных документов. Исполненные бумаги необходимо сформировать в дела в соответствии с номенклатурой (п. 3.1 ГОСТ 7.0.

8-2013, утвержденного приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года под № 1185-ст).

Законом не регулируется, где должны храниться табеля учета рабочего времени, но в случае проверок к ним должен быть доступ. Если обнаружится, что документы утилизированы раньше положенного срока — будет начато разбирательство, которое приводит к наложению штрафов.

Табель после закрытия сдается в бухгалтерию организации, где используется как первичный документ для расчета заработной платы. После чего бухгалтер организует его хранение. Обычно бумаги остаются в отделе фирмы, но если там отсутствует место, по истечении трех лет или меньшего срока могут передаваться в архивы.

Сроки, а также порядок передачи табеля и иных первичных документов в архив регламентируются локальным актом организации, поэтому единых условий нет. Табели, подлежащие хранению на протяжении 75 лет, могут передаваться из архива предприятия в специализированные архивные учреждения, если с ними заключен договор.

В месте, где хранится табель учета рабочего времени, должны соблюдаться все условия, чтобы сведения оставались в читабельном виде. На бумаги не должны попадать солнечные лучи, влага, в противном случае они быстро придут в негодное состояние. Особенно важно грамотного организовывать хранение табелей, которые подлежат уничтожению лишь спустя 75 лет.

Основание для ведения табеля

На сегодняшний день действуют 22 унифицированные формы табеля: Т-12 и Т-13. Также эти формы организация может не использоваться с 01.01.

2013 года, а разработать удобную для применения в зависимости от специфики деятельности.

Но собственные формы предприятие до начала использования должно оформить локальными документами: приказом (распоряжением) и приложить разработанную форму в качестве приложения.

Важно! Государственные и казенные учреждения обязаны использовать унифицированную форму табеля (Форма по ОКУД 0504421). Коммерческие организации справе разрабатывать и принимать к использованию самостоятельно разработанные формы.

Сотрудник, назначенный ответственным за ведение табеля, фиксирует в этом документе явки или неявки на работу, их причины, переработки и т.д. В конце месяца (15-го числа – на аванс) на основании табеля бухгалтером производится расчет оплаты труда и других выплат.

Источник: //zullus.ru/srok-hraneniya-tabelya-rabochego-vremeni/

Где должен храниться табель учета рабочего времени

Сколько хранятся табеля рабочего времени

В этом случае работа в выходные и праздничные дни оплачивается в одинарном размере в том месяце, когда работник работал в выходной день, а другой день отдыха оплате не подлежит независимо от того, в каком месяце он будет предоставлен.

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.

), в табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Время, проведенное сотрудником в служебной командировке, учитывается на основании оформленного надлежащим образом командировочного удостоверения, в котором проставляются отметки о времени прибытия и выбытия работника в каждый пункт назначения, заверенные подписями и печатями принимающих сторон.

При составлении данных книг нужно помнить, что чиновники не только утвердили их формы и правила ведения, но и четко определили то подразделение, которое должно заполнять каждую из них. Так, ведение приходно-расходной книги возложено на бухгалтерию, а ведение книги учета движения трудовых книжек – на то подразделение организации, которое занимается оформлением приема и увольнения работников.

Эти требования зафиксированы в пункте 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225.

ЗАПОМНИТЬ! данные книги ведутся в бумажном виде. Они должны быть прошиты, опечатаны и заверены подписью руководителя, а листы в книгах положено пронумеровать.

Обе книги хранятся в течение 75 лет, а значит, их могут потребовать при любой проверке.

Какой установлен срок хранения  для табеля учета рабочего времени

С Бухгалтерия предприятия 8.

2»обучение через интернет Перечень кадровых документов, которые обязательно должны быть в организации: Табель учета рабочего времени График отпусков Штатное расписание Правила внутреннего трудового распорядка Расчетный листок Книги учета трудовых книжек Личная карточка работника Табель учета рабочего времени Первый документ – это табель учета рабочего времени.

О том, что этот документ должна иметь любая организация, сказано в статье 91 Трудового кодекса, где закреплена общая обязанность работодателя по ведению учета рабочего времени.
Формы для такого учета – Т-12 и Т-13 – утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

НА ЗАМЕТКУ! вести надо только одну (любую) из них.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

При этом работодатель также может ввести собственные условные обозначения. Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г.
№ 402-

ФЗ и подтверждаются письмом Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012. Исходя из указанного организациям рекомендуется вести учет фактически отработанного времени на основе типовых форм, но в зависимости от своих потребностей в них можно вносить необходимые изменения.

4 ст. 91 ТК РФ). С этой целью работодатель может использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

О кадровой документации

При работе в выходной день независимо от того, как впоследствии она будет оплачиваться, в первой строке соответствующей графы табеля указывается «РП», а во второй – количество фактически отработанных в этот день часов. Работа в выходные и праздничные дни оплачивается не менее чем в двойном размере в соответствии со ст.
153 ТК РФ.

Основаниями для этого являются табель учета рабочего времени и письменное распоряжение работодателя об оплате. Если работник изъявил желание за работу в выходные и праздничные дни получить другой день отдыха, то в соответствии со ст.
153 ТК РФ он может быть ему предоставлен, о чем также должно быть указано в письменном распоряжении работодателя.

В тот день, когда отдых предоставлен, в табеле ставится «В».

Каков срок хранения табеля учета рабочего времени?

В этом же приказе целесообразно зафиксировать порядок заполнения данного листка, а также порядок его выдачи сотрудникам, четко обозначив лиц, ответственных за каждый этап.

НА ЗАМЕТКУ! что форму расчетного листка и порядок выдачи его работникам нужно утвердить даже в тех организациях, где заработная плата перечисляется на банковские карты (письмо Роструда от 18.03.10 № 739-6-1). Книги учета трудовых книжек Что же такое трудовая книжка известно всем.

Но помимо самих трудовых книжек, организация должна вести еще два связанных с ними документа.

Внимание

Источник: //law-uradres.ru/gde-hranit-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-buhgalterii-ili-otdele-kadrov/

Какой установлен срок хранения для табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени – это важный документ, который необходим бухгалтеру для расчета зарплаты работникам. В нем отражено число фактически отработанных часов каждым сотрудником и количество пропущенных дней работниками с указаниями определенных причин прогула. Табель хранится на предприятии, и возникают спорные моменты, касающиеся сроков хранения:

  1. Сколько потребуется времени хранить табель учета рабочего времени.
  2. Как и где необходимо организовать место хранения.
  3. Как подлежит хранению электронный вариант табеля.

Табель учета рабочего времени – это обязательный бланк, который подлежит хранить на предприятии, и может потребоваться следующим категориям лиц:

  • в первую очередь бухгалтерам для расчета зарплаты, отпускных и иных пособий, положенных работнику;
  • налоговые органы вправе проверить наличие и правильность отражения информации, при отсутствии или заполненных ненадлежащим способом документов предприятию придется уплатить штрафы;
  • сотрудники фонда социального страхования при проверке правильного отражения налогов при расчете зарплаты;
  • работники трудовой инспекции при проверке отследят, соблюдены права всех сотрудников.

Табель учета рабочего времени положено хранить на фирме в течение 1 года, по истечению этого срока документы сдаются в архив, где они подлежат хранению сроком на 5 лет.

Если трудовая деятельность на фирме связана с опасными или вредными условиями, то документы об отработанном времени хранятся 75 лет. В определенных случаях внутренними документами можно увеличить сроки хранения.

//www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Важность ведения – табель определяет отработку каждым сотрудником предприятия нормы часов, дней, на основании этого рассчитываются выплаты сотрудникам, составляется отчетность на предприятии. Данный документ заполняется в единственном экземпляре, подписывается руководителем предприятия и ответственным лицом.

По закону, если делопроизводство на предприятии невозможно без использования конкретных документов, то эти документы обязаны храниться в архиве определенное время.

Сроки хранения варьируются в зависимости от их необходимости при проверках, четкие периоды хранения в законе не указаны.

С действующим ранее законодательством табеля необходимо было хранить в течение года, но частично это так и осталось, ведь этот документ нужен бухгалтеру в течение отчетного года для сверки данных и проверки правильности отражения операций.

В приказе Минкультуры говорится, что срок хранения табеля должен быть не менее 5 лет, а для вредных и опасных производств – 75 лет.

Руководитель приказом назначает человека ответственного за заполнение табеля учета рабочего времени, как правило, им является сотрудник отдела кадров. Но может быть и несколько человек ответственных за выполнение этой работы, если предприятие является крупным и содержит много подразделений.

Форма документа

Форма табеля унифицирована и содержит следующие поля:

  • «шапка» документа;
  • дата составления;
  • информация по фирме, если информация собирается по подразделениям, то указывается конкретный отдел, по которому сделан документ;
  • ФИО сотрудников с указанием должности, табельного номера;
  • число отработанных дней или часов каждым сотрудником;
  • лицо, ответственное за заполнение.

Информацию необходимо собирать постепенно, желательно раз в неделю вносить информацию по работникам об отработанном времени. Данные о посещении рабочего места можно узнать у сотрудников охраны или ввести электронную программу, которая будет фиксировать приход работника путем приложения личной карточки к валидатору или снятию отпечатков пальцев.

Если работа у сотрудника почасовая, то пользуясь данными о присутствии сотрудника на рабочем месте можно не переживать что будет переплата за прогулянные часы или опоздания.

Как и где необходимо организовать место хранения

На каждом предприятии должен быть разработан свой график документооборота, в котором прописано, как и где хранить каждый документ, с указанием количества экземпляров и подотчетных лиц.

Но важен не только срок хранения, но и сроки предоставления в бухгалтерию, должны быть четкие рамки по возможности внесения информации. Как правило, бухгалтерия к 10-му числу месяца рассчитывает зарплату за предыдущий период, а к 15-ому уже бухгалтер обязан уплатить все налоги.

Если будет задержка в передачи табеля рабочего времени в отдел бухгалтерии, то возможны просрочки в уплате налогов, что незамедлительно приведет к начислению пени.

По истечении отчетного периода документы за предыдущий год можно постепенно передавать в архив.

Законом не урегулирован момент обязательного хранения табелей в архиве, руководство вправе самостоятельно решать, где и как хранить документы.

Но это не подразумевает, что можно утилизировать бланки, они должны быть в сохранности и к ним должен быть организован доступ в случае проверки.

За хранение табелей ответственен бухгалтер, так как он является последней инстанцией получения этих документов. При сдаче в архив должна быть составлена опись, чтобы при поиске документов была возможность сразу найти необходимую информацию.

Источник: //f-52.ru/gde-dolzhen-hranitsya-tabel-ucheta-rabochego-vremeni/

Ведение табеля учета рабочего времени: срок хранения в организации, как и кто должен вести заполнение, как и сколько хранить?

Сколько хранятся табеля рабочего времени

Рабочее время сотрудников, трудящихся на официальной основе, подлежит обязательному учету.

Данная необходимость установлена на законодательном уровне, в частности, такой момент отражен в 91 статье ТК РФ.

Ведение учета рабочего времени позволяет не только контролировать своевременность прихода трудящихся на свои рабочие места, но и правильно рассчитывать их заработную плату.

Именно поэтому данный процесс требует документального оформления.

[upto]

Нужен ли?

Важно учитывать тот факт, что табель учета рабочего времени – обязательная бумага. Следовательно, она должна оформляться в каждой организации без исключения.

При этом не имеет значения численность трудящихся. Табель нужно вести даже на микропредприятиях.

Обязанность ведения установлена действующим на данный момент времени на территории РФ Трудовым Кодексом.

Кроме этого необходимость оформления документации устанавливается Постановлением Госкомстата РФ №1. В нем же освещены сведения по поводу унифицированных форм, которыми нужно пользоваться при оформлении.

Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.

Учет рабочего времени необходим не только для ведения контроля над выполнением сотрудниками условий трудового договора, но и для работы бухгалтеров. На основании документа они рассчитывают зарплату трудящихся, а также формируют статистическую и налоговую отчетность.

Кто из работников назначается ответственным?

Вести документацию, на основании которой рассчитывается заработная плата сотрудников, а также определяется количество отработанных ими дней и часов, должен специальный работник.

Последний назначается руководителем организации.

Специалист обязан своевременно передавать необходимые данные в бухгалтерию, а также нести ответственность за достоверность данных, присутствующих в табеле.

В качестве ответственного за заполнение документа в большинстве случаев выступает работник отдела кадров или сам бухгалтер, специализирующийся на расчете зарплаты трудящихся.

Помимо этого, вести учет трудового времени может табельщик – работник, деятельность которого непосредственно связана именно с оформлением указанной бумаги.

Табель не обязательно нужно вести по всему предприятию в целом. В компаниях с большой численностью сотрудников зачастую такое просто невозможно. В таких случаях для каждого структурного подразделения заводится отдельный табель, и, соответственно, назначается ответственный за его ведение в конкретном отделе.

При такой ситуации, после сдачи табеля в бухгалтерию все полученные документы сводятся в один. Следует учесть, что данный учетный документ также может оформляться для каждого специалиста отдельно.

Как вести?

Для ведения документации по учету рабочего времени были предусмотрены 2 унифицированных формы – Т-12 и Т-13. Работодатель вправе использовать любую из указанных.

Отличия обеих форм друг от друга – не значительны. Они заключаются лишь в том, что одна форма предназначена исключительно для внесения данных об отработанном специалистами времени, а в другую, помимо этого, можно вносить данные для расчета заработной платы трудящихся.

Каждая из указанных форм имеет титульный лист. В нем должна отражаться информация следующего характера:

  • полное наименование организации-работодателя;
  • инициалы, должность и личная подпись главного руководителя фирмы;
  • формы – ОКУД, ОКПО;
  • наименование документации;
  • дата первоначального оформления;
  • период действия (отчетный месяц);
  • структурное подразделение, в котором будет вестись учет трудового времени работников;
  • условные обозначения, используемые в настоящем табеле.

Далее должна располагаться таблица. В нее вносится информация о трудящихся. Для каждого из них должна быть предусмотрена отдельная строка. В соответствующие колонки вносятся такие данные:

  • порядковый номер, присвоенный рабочему;
  • ФИО специалиста;
  • табельный номер сотрудника;
  • отметка о явках/неявках (в соответствии с условными обозначениями);
  • общее количество отработанных дней/часов за половину отчетного периода;
  • общее количество отработанных дней/часов за полный отчетный период.

Если на предприятии используется форма табеля, на основании которой рассчитывается зарплата работников, далее заполняются колонки с такими сведениями:

  • код, соответствующий виду дохода – зарплата или отпускные;
  • бухгалтерский (корреспондирующий счет), с которого будут списаны денежные средства, предназначенные для выплаты зарплаты, отпускных, больничных пособий и др.;
  • общее количество отработанных дней/часов по каждому виду дохода.

К примеру, аббревиатура «ОТ» означает, что специалист находится в отпуске. «В» – указывает на тот факт, что он находится на выходном.

По окончанию отчетного периода табель подписывают ответственные лица. Среди таковых нужно отметить руководителя отдела, кадровика и специалиста, заполнившего документ.

Сколько хранится – сроки хранения в организации

На срок хранения табеля оказывают влияние определенные факторы. Ключевыми из таковых являются условия труда, установленные в компании.

В стандартных условиях, когда условия труда сотрудников не связаны с какими-либо опасными факторами, табель хранится на протяжении 5 лет.

Если производственные условия характеризуются как тяжелые, опасные или вредные, документ хранится 75 лет.

Данные правила установлены на законодательном уровне.

В любой момент специалисты проверяющих органов при необходимости могут обратиться к руководителю учреждения с просьбой предоставления табеля.

Также за выпиской из табеля может обратиться сотрудник организации.

Сроки хранения обязательны к соблюдению даже по отношению к электронному варианту документа.

После того, как табель рабочего времени полностью заполняется, а также подходит к концу период его действия, он передается в отдел бухгалтерии.

Ответственными сотрудниками производится расчет зарплаты трудящихся.

В последующем документ помещается в специальную папку или передается в архив. Порядок передачи должен регламентироваться внутренними нормативными актами компании.

Документация, которая хранится 75 лет, может быть передана на хранение в специализированные архивные компании.

О порядке ведения табеля учета рабочего времени и как правильно заполнить по форме Т-13, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

В соответствии с 91 статьей ТК РФ, учет рабочего времени обязательно нужно вести на любом предприятии. Для этого руководители организаций должны позаботиться о наличии соответствующего табеля.

Для заполнения указанной бумаги разработано несколько унифицированных форм. Заполнением табеля должно заниматься ответственное лицо.

Срок хранения документа определен законодательством, в зависимости от особенностей трудовой деятельности граждан – 5 или 75 лет.

[upto]

Источник: //azbukaprav.com/trudovoe-pravo/rabochee-vremya/doks/hranenie-i-vedenie-tabelya.html

Как хранить табель учета рабочего времени

Сколько хранятся табеля рабочего времени

Важно учитывать тот факт, что табель учета рабочего времени – обязательная бумага. Следовательно, она должна оформляться в каждой организации без исключения.

При этом не имеет значения численность трудящихся. Табель нужно вести даже на микропредприятиях.

Обязанность ведения установлена действующим на данный момент времени на территории РФ Трудовым Кодексом.

Информация, касающаяся данной темы, подробно отражена в 91 статье нормативного документа.

Кроме этого необходимость оформления документации устанавливается Постановлением Госкомстата РФ №1. В нем же освещены сведения по поводу унифицированных форм, которыми нужно пользоваться при оформлении.

Отсутствие табеля в организации может привлечь внимание контролирующих органов, поэтому работодателю важно позаботиться о наличии обязательной документации в учреждении.

Учет рабочего времени необходим не только для ведения контроля над выполнением сотрудниками условий трудового договора, но и для работы бухгалтеров. На основании документа они рассчитывают зарплату трудящихся, а также формируют статистическую и налоговую отчетность.

Какой срок хранения табелей учёта рабочего времени?

Сколько хранятся табеля рабочего времени

Любой организации необходимо в обязательном порядке заниматься ведением табеля учёта рабочего времени каждого сотрудника. Данный документ подтверждает количество отработанных и неотработанных дней и служит основанием для начисления заработной платы.

Специально уполномоченное лицо занимается составлением документа в единичном экземпляре. После подписания главой отдела бумага передается в бухгалтерию. В существующие законы и акты время от времени вносятся изменения касаемо хранения табеля. Бухгалтеру организации следует учитывать обновленную информацию и следовать ей.

В статье разберёмся, где, как и сколько хранить табели учёта рабочего времени.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что такое табель учёта рабочего времени?

Табель представляет собой поимённый список сотрудников структурного подразделения и отражает посещаемость за отчётный период.

Наличие в компании документа обязательно. Осуществляется ведение в бумажном или электронном виде. Делать это только в электронном формате запрещается.

Утвержденной формы бланка нет. Госкомстат РФ разработал для рекомендаций два варианта: Т-12 и Т-13. Каждая компания оставляет за собой право выбора формы:

  • Т-12 применяется, если учёт производится вручную. Заполняется в одном экземпляре на двух листах 2/3 формата А3. В конце каждого месяца после подписи руководителя передаётся бухгалтеру для начисления выплат.
  • Для ведения табеля в электронном виде применяется форма Т-13. Большинство табельщиков в наши дни используют эту форму.

Так выглядит табель (кликабельно):

Каждому сотруднику при устройстве на работу присуждается табельный номер, который впоследствии применяется во всех документах относительно расчёта оплаты труда. Номера новых или уволенных работников следует вносить или удалять только на основании приказов, принятых руководителем.

В этой статье можно почитать о том, какие есть режимы рабочего времени.

Сроки хранения

После закрытия табель передаётся в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата работнику. Бухгалтер обычно оставляет документ в своем архиве. Если у компании есть собственный архив, то по истечении трёх лет табель передаётся на хранение туда.

Компания сама разрабатывает акты, регулирующие порядок и сроки передачи. Государственного регулирования этого процесса нет.

Если же работник трудится на вредном или опасном производстве, то документы о его времени работы положено хранить 75 лет. Даже если компания ликвидируется, табель не подлежит уничтожению. Для хранения существуют архивные учреждения.

С 2010 года срок хранения табеля обычного работника составляет 5 лет.

Электронные табели

При хранении табеля в электронном формате ответственному лицу следует опираться на Приложение № 526 к Приказу Министерства Культуры РФ.

Подпункты 2.30 и 2.32 регламентируют:

  1. Хранение должно осуществляться в двух копиях на отдельных устройствах;
  2. В случае ухудшения качества воспроизведения необходимо производить перезапись документации на новые носители;
  3. Перезапись должна носить неизменную информацию при сравнении с исходным материалом;
  4. Не реже одного раза в 5 лет производится контроль состояния электронного носителя.

Перед внесением сведений о работнике в формы Т-12 или Т-13 необходимо, чтобы он дал согласие на обработку своих персональных данных и разрешил их применение в кадровом учёте в электронном варианте.

Как мы видим, табель учета рабочего времени является важным документом в кадровом делопроизводстве.

Компания берёт ответственность на себя за его хранение. 5 лет – срок хранения документа для общих случаев. 75 лет – при вредных условиях деятельности. Табели в электронном формате имеют идентичные сроки хранения.

Посмотрите видео о создании табеля учёта рабочего времени в программе:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Источник: //bizakon.ru/yuridicheskie-lica/srok-hraneniya-tabelej-uchyota-rabochego-vremeni.html

Табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени

Статья 91 ТК РФ указывает, что работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником.

Это необходимо с целью соблюдения предельной продолжительности рабочего времени в неделю, установленной законодательством, а также с целью правильного начисления заработной платы и документального обоснования произведенных расходов.

Рассмотрим подробнее нормы, определяющие порядок заполнения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда, и приведем образец этого документа.

Кто ответственен за ведение табеля?

Для ведения табеля учета времени на предприятии может быть создана должность табельщика. Если организация небольшая по численности, заполнение табеля может быть возложено на работника отдела кадров или секретаря.

В крупных организациях обязанности могут возлагаться на одного из работников в каждом подразделении (начальника или заместителя начальника).

Если при приеме специалиста на работу в трудовом договоре или должностной инструкции не была указана обязанность по ведению табеля, необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором кроме прочего указать размер доплаты (ст. 151 ТК РФ). Приведем выдержку из такого соглашения:

2. Дополнить разд. 2 трудового договора п. 4 следующего содержания:

“На работника возлагается выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу“.

3. В соответствии со ст. 151 Трудового кодекса РФ дополнить разд. 3 п. 2 следующего содержания:

“За выполнение обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени по педагогическому составу работнику устанавливается доплата в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб. в месяц“.

Непосредственно возложение соответствующих обязанностей производится путем оформления соответствующего приказа.

МОУ “Средняя общеобразовательная школа N 264“

Приказ N 3

г. Москва 11.01.2010

О назначении ответственных за ведение табеля учета

рабочего времени

В связи с необходимостью учета времени, отработанного каждым работником организации, а также с целью контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени и получения данных об отработанном времени для расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду

приказываю:

1. Назначить ответственным за ведение табеля учета рабочего времени:

— по педагогическому составу — Клюеву Галину Викторовну, заместителя директора по организации воспитательной работы;

— по обслуживающему персоналу — Парамонову Ирину Сергеевну, секретаря-референта.

2. Назначить ответственным за своевременное получение данных Парамонову Ирину Сергеевну.

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Солнцева /Р.И.

Сколько хранить табель учета рабочего времени в 2018 году

Солнцева/

С приказом ознакомлены:

Клюева, 11.01.2010 /Г.В. Клюева/

Парамонова, 11.01.2010 /И.С. Парамонова/

По завершении календарного месяца все табели (в случае, когда их несколько) передаются начальнику отдела кадров (или иному лицу, ответственному за ведение кадрового делопроизводства), который сверяет данные табеля с данными, имеющимися в отделе кадров (дни, когда каждый из работников находился в ежегодном оплачиваемом отпуске или неоплачиваемом отпуске, отсутствовал в связи с временной нетрудоспособностью и т.д.), подписывает табели и передает их в бухгалтерию. В зависимости от численности персонала учреждения табель может передаваться непосредственно бухгалтеру.

В течение года возможен прием на работу новых работников, которые подлежат обязательному включению в табель, а также увольнение работников, которые исключаются из табеля в месяце, следующем за месяцем увольнения. Основанием для этого являются приказы по личному составу.

Нередки случаи совместительства. В данном случае в зависимости от количества работающих по совместительству возможно их включение в основной табель или же ведение отдельного табеля.

Напомним, что ст. 5.27 КоАП РФ установлена ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда в виде наложения административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Порядок заполнения табеля

Источник: //accountingsys.ru/srok-hranenija-tabelja-rabochego-vremeni/

Юрист24
Добавить комментарий