Программа для управления бизнес процессами

Управление бизнес-процессами с помощью приложения ELMA

Программа для управления бизнес процессами

BPM-системы, которые предназначены для эффективного управления бизнес-процессами, впервые были использованы на западе, но сейчас они стали достаточно популярными и в России.

Главным их предназначением является выполнение управления различными компаниями с помощью специальных программ. Для успешного управления любыми бизнес-процессами при внедрении описываемых систем производится моделирование (проектирование) данных процессов. Для этого применяются специальные диаграммы, т.е. фактически схема всех этапов бизнес-процесса в графическом виде.

Такой класс программ называется BPMS (Business Process Management System) или BPM-системы.

Чтобы при функционировании организации программа могла полноценно контролировать бизнес-процесс, диаграммы должны быть загружены в компьютер и приведены в исполнение. Таким образом, достигается максимальное соответствие между разработанной моделью и реально протекающим процессом.

Для успешной реализации принципа ВРМ используется приложение ELMA, оно дает возможность создавать такие информационные системы, которые способны гибко корректировать свои параметры в соответствии с теми изменениями, которые происходят в бизнес-процессах организации. Такой подход обеспечивает точное выполнение процессов той или иной компании и наводит в них порядок.

Функции приложения ELMA достаточно разнообразны, но все они могут быть отнесены к одной из четырех групп, которые соответствуют этапам жизненного цикла PDCA.

– Cистема управления бизнесом – ELMA ECM

Это моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация процессов.

Эту последовательность (цикл) описал известный гуру – Эдвард Деминг, поэтому его часто называют циклом Деминга.

Моделирование бизнес-процессов

Моделирование (проектирование) является первым этапом работы с приложением ELMA. Оно реализовывается в программе, которая имеет название «Дизайнер ELMA». Эта программа отличается простым интерфейсом и входит в стандартный комплект ELMA .

Стоит обратить внимание, что моделирование может производиться бизнес-аналитиком, так как оно не требует обязательного участия программиста. Процесс описывается с помощью наглядных диаграмм, которые будут понятны не только аналитикам, но и начальству компании.

Диаграмма отображает стадии процесса, последовательность их исполнения и конкретный набор мероприятий. Построение графической модели производится путем выбора требуемых блоков и их перемещения с помощью мыши. После этого между блоками операций делаются переходы.

В работе приложения ELMA применяется стандартная для бизнес-процессов ВРМN нотация. Самый новый вариант нотации, из существующих сегодня, обозначается номером 2.0.

Когда диаграмма бизнес-процесса готова, начинают применяться те данные, которые предназначены для работы в пределах процесса и выполняется настройка всех операций. К примеру, для задач пользовательского типа определяются исходные данные, с которыми предполагается работать исполнителю, данные, которые ему следует предоставить в конце и действия для исполнения.

После окончания этапа моделирования бизнес-процесс должен быть опубликован. Это означает, что он компилируется, а затем становится пригодным для запуска в интерфейсе ELMA.

Выполнение бизнес-процессов

Выполнение (исполнение) бизнес-процесса начинается тогда, когда готовая модель появляется на сервере приложения. Функционирование системы устроено так, что в один и тот же момент можно запускать большое количество экземпляров того или иного процесса. Выполняются они параллельно, для чего применяется одна модель.

Начиная с первого события и заканчивая последним, бизнес-процесс реализуется на основе его графической модели. Списки тех работ, которые должны производиться сотрудниками компания при этом формируются в автоматическом режиме.

Задача назначается тому или иному пользователю только тогда, когда пришло время исполнения соответствующего этапа.

Все исполнители получают информацию только о тех работах, которые им предназначены и ничего не знают о других задачах. Каждый пользователь должен делать только то, что ему поручено и не должен отслеживать другие шаги бизнес-процесса. Задачи определяются системой автоматически.

Все задачи, которые ставятся перед пользователями, оформляются как страницы, содержащие всю информацию, нужную для выполнения работы и для принятия решений.

В том случае, если исполнитель должен вводить какие-либо данные, страница будет иметь специальные поля, которые следует заполнить. Получается, что пользователь получает все требуемые ресурсы и выполняет поставленные задачи в одном месте.

От пользователя не требуется внимания к тому, какую работу будет делать следующий исполнитель, за это отвечает приложение ELMA.

Если есть задачи, для исполнения которых не нужны реальные действия сотрудников компании, ELMA их выполняет в автоматическом режиме с очень большой скоростью.

Это может быть определение конкретного хода процесса, исполнение сценариев, посылка сообщений и многое другое.

Мониторинг и контроль бизнес-процессов

Запущенный процесс имеет определенное количество экземпляров, и на каждый из них заводится своя карточка (страница). Любая из них имеет все необходимую информацию по конкретному экземпляру, это – текущие показатели, исполняемые в данный момент задачи, статусы задач, их исполнители и т. д.

С помощью карточки процесса производится управление его ходом, которое может выполнять пользователь, имеющий требуемые для этого права. При этом можно изменить характеристики процесса или прервать его исполнение.

Контроль исполнения поставленных задач и общего хода процесса производится с помощью удобных и простых инструментов приложения ELMA. Пользователи имеют для этого все необходимые средства.

На странице под названием «Мои процессы» есть список экземпляров, относящихся к данному пользователю, в которых он выполняет роль инициатора, исполнителя или ответственного.

Для того чтобы найти требуемый процесс применяется специальный фильтр страницы.

Те процессы, в которых пользователь исполняет роль куратора, владельца или информируемого, отображаются на странице под названием «Мониторинг процессов».

Конкретный пользователь может не быть участником тех или иных процессов, имеющихся на странице, но с информацией о них он имеет возможность ознакомиться.

При необходимости получения подробностей о процессе, с данной страницы можно перейти на его карточку.

Среди средств, использующихся при контроле процессов, есть еще одно – ознакомление с его картой. В веб-интерфейсе описываемого приложения она имеет такой же вид, как и графическая модель в дизайнере. Отличием являются пометки, так как на карте отражен запущенный процесс.

Операции, выполнение которых уже закончено, находятся в синей рамке, сделанные переходы обрамлены жирной линией, а операция, которая сейчас выполняется, находится в зеленой рамке.

Это позволяет ознакомиться не только с выполняемыми сейчас задачами, но и с прошлым этапом процесса. Карта процесса доступна всегда с карточки экземпляра.

У руководителя нет необходимости вручную прослеживать все шаги процесса. Например, при задержке выполнения задач тем или иным исполнителем, руководитель сразу будет об этом осведомлен.

Пример бизнес-процесса компании – заявка на приобретение офисной техники

К тому же с помощью обычных средств наблюдения руководители имеют возможность отслеживать те или иные задачи. Как и все другие задачи, задачи процессов отражены на страницах.

Графическое отображение бизнес-процесса компании – заявка на приобретение офисной техники

Указаны зоны ответственности и этапы исполнения. Таким образом настраивается и отображается в Дизайнер ELMA любой процесс.

Оптимизация бизнес-процессов

Во многих случаях при исполнении бизнес-процесса, у сотрудников компании появляются различные идеи и предложения, касающиеся усовершенствования процесса.

Часто подобные предложения приносят большую пользу, а доработка процесса позволяет сделать работу компании более успешной. Коррективы могут быть внесены в процесс без его остановки.

Быстрое внесение изменений и проверка их уместности являются преимуществом управления с помощью приложения ELMA.

Для примера можно рассмотреть случай, когда руководитель принимает решение о том, что задача о составлении сметы будет исполняться не менеджером, который занимается продажами, а коммерческим директором.

С помощью ELMA корректировка процесса и его применение в новом состоянии может быть сделано немедленно. Для этого не потребуется ни остановка системы, ни участие программиста. Уместность изменений может быть оценена сразу же после исполнения процесса с их учетом.

Рассмотрим некоторые модели бизнес-процессов.

Заявление на получение командировки

Вначале запрос регистрируется из нескольких источников в процессе под названием «Служба поддержки». Для того чтобы время сотрудников применялось эффективно, все запросы типизируются. Например, в IT-компании в роли адресатов могут выступить разработчик и тестировщик.

После этого в процессе, который называется «Согласование бюджета» происходит реализация нескольких шлюзов между бухгалтерией и разнообразными подразделениями. Департаменты локального типа должны показать свои потребности на следующий год, при этом они действуют независимо друг от друга.

Интеграция ELMA BPM с 1С с помощью готового модуля

Работа приложения ELMA может производиться как совместно с другими системами, выполняющими свои задачи в компании, так и независимо от них.

Несмотря на то, что ELMA способна успешно функционировать со многими приложениями, которые имеют архитектуру SOA, работа с «1С Предприятие» особенно важна.

Для того чтобы совместная работа была простой и эффективной применяется специальный модуль под названием «Интеграция с 1С».

Важно: Возможна интеграция с несколькими 1С конфигурациями одновременно.

Данный модуль дает возможность обеспечить взаимодействие со всеми версиями ELMA, которые сегодня активно применяются на практике.

Можно выделить следующие возможности взаимодействия ELMA и «1С Предприятие»:

– использование документов и справочных материалов системы «1С Предприятие»;

– старт функций этой системы;

– использование объектной модели «1С Предприятие»;

– запуск процессов и посылка сообщений из «1С Предприятие» в систему ELMA, что достигается с помощью SOA Connector.

Использование справочных материалов «1С Предприятие» в ELMA производится прозрачно. В веб-интерфейсе они имеют такой же вид, как и справочники, относящиеся к системе ELMA. Возможности пользователя сводятся к просмотру, дополнению и редактированию данных. Все эти коррективы отражаются в «1С Предприятие».

Что касается настройки взаимодействия, то она делается всего за несколько минут. Нет необходимости в разработке новых сценариев и в ознакомлении с файлами конфигураций, так как все выполняется с помощью графического интерфейса.

Для того чтобы добавить конфигурацию 1С нужно всего лишь заполнить соответствующие поля. Затем требуется определение тех документов и справочников из «1С Предприятие», которые нужно будет применять в системе ELMA.

После этого настройку можно считать законченной и данные могут быть использованы.

После вышеописанной интеграции управление совместной работой систем производится в бизнес-процессах. В случае моделирования процессов в ELMA работа с 1С выполняется в блоках Сценариев. Один конкретный блок способен выполнять некоторое количество задач: старт функций 1С, сохранение договоров, корректировка значений справочников, загрузка документов и т. д.

НравитсяНравится

Источник: https://crm74.ru/page/elma-bpm

Лучшие бесплатные программы для управления бизнесом и его процессами

Программа для управления бизнес процессами
Категория ~ Офисные программы – Игорь (Администратор)

В большинстве случаев, человеку не нужны сложные приложения для планирования и управления различными процессами. Обычно, все сводится к использованию небольших приложений, реализующих подсчет затрат и доходов.

Которые, в принципе, можно заменить простыми и небольшими таблицами пакета OpenOffice. Такие понятия, как планирование ресурсов предприятия (ERP), управление цепочками поставок (SCM), управление взаимоотношениями с клиентами (CRM) и прочие, попросту не нужны.

Разворачивать и настраивать систему, рассчитанную на большие объемы данных, ради нескольких записей и красивых графиков, пожалуй, удел энтузиастов. 

Примечание: Речь идет только лишь об объемах данных. В случае человека объем данных легко укладывается в одну или несколько небольших таблиц любого офисного пакета (того же OpenOffice). Да и те же графики можно легко построить в том же офисном пакете.

Однако, как только речь заходит о каких-либо структурах или официальных организациях, эти понятия начинают обретать вполне ощутимый смысл.

Например, если продукт или услуга поставляется большому количеству пользователей, то отсутствие даже простой CRM (возможно, даже собранной из различных несвязанных приложений) может негативно сказаться не только на возможном расширении, но и на текущих делах.

Как вы думаете, сколько времени будет уходить на ежемесячное ручное составление, к примеру, 100 актов оплаты? А сколько на поддержку тех же клиентов без наличия хоть сколько-нибудь централизованного способа? 

Если средние и крупные предприятия больше заинтересованы не столько в самих системах, сколько в грамотном и быстром построении их бизнес-процессов и последующем удачном внедрении.

То у небольших организаций вполне хватает собственных сил для построения их бизнес модели, пусть даже и в неявном виде, а так же возможностей для быстрого внедрения.

Необходимо так же учитывать, что провальное внедрение какой-либо системы на малом предприятии намного легче переносится и меньше отражается на основной деятельности, нежели на средних и крупных. В данном случае, речь идет не только о финансовых потерях.

Несмотря на то, что данный класс программ будет больше интересен небольшим предприятиям, потенциал самих приложений позволяет справляться с более сложными задачами. 

Microsoft Office Accounting Express всесторонне развитый продукт для малого бизнеса

Если вы ищете всесторонне развитый продукт для малого бизнеса, разработанный крупным поставщиком программного обеспечения, то вас, скорее всего, заинтересует Microsoft Office Accounting Express (версия 2009 года). Программа охватывает не только финансовую составляющую, но и обеспечивает комплекс инструментов для ведения повседневной предпринимательской деятельности.

С помощью MOAE, вы можете создавать счет-фактуры, вести учет расходов, вести учет клиентов, поставщиков и сотрудников, а так же хранить всю финансовую информацию в одном месте. Основные учетные модули MOAE, такие как общий гроссбух, кредиторская задолженность, выставление счетов и ведение оплаты счетов поставляются вместе с различными настраиваемыми отчетами. 

К сожалению, развитие и раздача данного приложения была прекращена Microsoft в ноябре 2009 года. Но, MOAE по прежнему можно скачать с различных сторонних сайтов.

Если говорить в целом, то, несмотря на последний релиз в 2009 году, MOAE – это отличное приложение для малого бизнеса, которое поможет организовать основную деятельность и учет финансов в одном месте.

GnuCash мощный опен-сурс пакет для управления всеми задачами бизнеса

GnuCash – это еще один неплохой пакет. Несмотря на то, что интерфейс может показаться немного мрачным, GnuCash включает в себя огромный спектр возможностей, который к тому же вы можете самостоятельно дополнять (программа поставляется с открытым исходным кодом).

GnuCash позволяет отслеживать склады, управлять портфелями паевых фондов, а так же вести полноценное управление всеми задачами малого бизнеса, такими как управление заказчиками и поставщиками, выставление счетов, ведение бюджетирования и многое другое.

Однако, у данной программы есть один неприятный недостаток – это сложная система обучения. Поэтому начать изучение с “нуля” будет не очень просто. Тем не менее, если вы найдете в себе силы и разберетесь в системе, то поймете, что GnuCash стоит потраченного времени.

Другие решения для управления бизнесом

Кроме вышеописанных приложений, существуют другие комплексные решения решения для управления малым бизнесом. Так что если ваш бизнес ищет продукты с открытым исходным кодом, выполненные на уровне коммерческого продукта, то представленные ниже программы могут вас заинтересовать: 

  • Compiere Community Edition кросс-платформенная Java/Swing программа для планирования ресурсов предприятия (ERP) с открытым исходным кодом. Приложение доступно для скачивания в виде готового к установке бинарного дистрибутива. Бесплатная версия не включает инструментов для автоматического обновления и поддержку со стороны разработчиков (кроме форума и Wiki). Для ее установки требуется база данных либо Oracle XE (бесплатная), либо EnterpriseDB Advanced Server (платная)
  • NolaPro является ERP программой и использует в качестве базы данных MySQL. Существует несколько бесплатных дополнений, но в основном для обработки различных выплат. Инструмент конвертации для импорта данных из QuickBooks и другие. Поддерживает как Windows, так и Linux.
  • Opentaps полностью интегрированный набор приложений, который объединяет лучшие опен-сурс проекты для эффективного управления бизнесом. Для ее установки и запуска необходима Java и база данных (MySQL, PostgresSQL, Oracle, MSSQL). Так же поддерживает как Windows, так и Linux.
  • Sugar Community Edition CRM (к сожалению, стала триальной) содержит множество вариантов поддержки. Доступны такие расширения, как SugarWiki, Sugar University, Sugar Forums, SurgarExchange, и SugarForge. Требуется php, MySQL или MSSQL, Apache или IIS. Поддерживает Windows, Linux и Mac.
  • vtiger CRM (к сожалению, стала триальной) поставляется в комплекте со стеком LAMP/WAMP и рядом других сторонних пакетов с открытым исходным кодом. На SourceForge.net доступно достаточно много различных плагинов, включая плагины для Outlook, Office и Thunderird. Поддерживаемые системы: Windows, Linux и Mac.
  • XTuple PostBooks Edition (к сожалению, стала триальной) графический клиент, который поддерживает Windows, OS X, POSIX (Linux/BSD/UNIX-подобные) и требует базу данных PostgreSQL. Поддержка, обучающая документация и исходный код доступны для всех версий.
  • TurboCASH – опен-сурс пакет для ведения бухгалтерского учета малого бизнеса. Поддерживает учет НДС. План счетов можно найти здесь.

Примечание: Необходимо понимать, что сами по себе программы не смогут заменить квалифицированного бухгалтера.

 Конечно, если деятельность организации не обширна и еще только начинается, то научиться вести бухгалтерию вы можете самостоятельно.

Однако, в этом случае, стоит время от времени посвящать часть времени изучению вопросов бухгалтерии, так как отсутствие ряда отчетности может привести к штрафам, иногда существенным.

GnuCash

Полнофункциональный пакет, особенно, учитывая цену (бесплатно!). “Очень” настраиваемый.
————-
105 MB  2.6.4  Open source freeware  Windows (XP, Vista, 7, 8), MAC OS X, Linux (Fedora, Mandriva, Redhat, Ubuntu)
Поддержка 64-разрядной ОС

Рубрики:

  • менеджмент
  • планирование
  • управление

Источник: https://ida-freewares.ru/best-free-business-management-software.html

Как работает BPM-система

Программа для управления бизнес процессами

Системы управления бизнес-процессами пришли в Россию с Запада, где этот класс решений называют BPM-системами или BPMS (Business Process Management System). Их основная цель — осуществлять программную поддержку процессного управления в организациях.

Здесь следует сразу определиться с двумя ключевыми понятиями. Во-первых, существует управленческая концепция BPM. Это определенный этап в менеджменте, при котором работа компании выстраивается и развивается как система взаимосвязанных бизнес-процессов.

Департаменты и подразделения по-прежнему отвечают за выполнение конкретных бизнес-функций (процессный менеджмент дополняет, а не заменяет функциональный подход к управлению).

В свою очередь BPM нацелен на эффективное взаимодействие различных бизнес-функций за счет выстраивания и управления бизнес-процессами.

Что касается BPMS — это основная технология, которая помогает реализовывать концепцию процессного управления в реальной практике работы компаний.

BPM может существовать и без ИТ, однако с помощью специализированного инструмента работать становится проще и быстрее. Система управления бизнес-процессами позволяет моделировать процессы компании и автоматизировать их исполнение.

Предоставляет возможность контролировать работу на всех этапах и быстро вносить улучшения.

Основные стадии внедрения процессов

Работа BPMS основана на простой идее. На этапе внедрения решения осуществляется моделирование бизнес-процессов с помощью наглядных диаграмм. Процессы сразу становятся исполнимыми в системе. Это означает, что система будет автоматически отправлять задачи ответственным сотрудникам — в точном соответствии с тем порядком выполнения операций, который определен в модели данного процесса.

Такой подход позволяет выстроить бизнес-процессы компании и максимально приблизить их реальное выполнение к той идеальной модели, которая изначально разрабатывалась.

ELMA BPM обладает широким количеством возможностей, которые обеспечивают выполнение и поддержание бизнес-процессов. При этом все функции системы можно условно разделить на 4 группы в соответствии со стадиями жизненного цикла процесса PDCA (цикл Деминга) — планирование (plan), выполнение (do), контроль (check), улучшение (act).

Благодаря использованию BPM-системы работа организации становится прозрачной. Компания получает широкие возможности мониторинга и контроля исполнительской дисциплины. Может в любое время изменять и улучшать бизнес-процессы для достижения большей эффективности.

ELMA BPM позволяет автоматизировать:

  • Основной бизнес-процесс компании, в рамках которого генерируется прибыль. В организации может быть один или несколько таких процессов.
  • Поддерживающие бизнес-процессы — их также называют обеспечивающими или сервисными. Они поддерживают стабильную работу основных процессов.
  • Процессы управления, связанные с разработкой целей и стратегии компании, оптимизацией и развитием ее работы.

Узнайте подробнее о том, какие бывают процессы в организации. Смотрите универсальную классификацию бизнес-процессов APQC PCF (Process Classification Framework)

Проектирование (моделирование) бизнес-процессов

Работа с процессами в системе ELMA начинается с их моделирования. Моделирование осуществляется в программе Дизайнер ELMA, которая входит в комплект системы. Это простой графический редактор для построения бизнес-процессов.

Создавать процессы и выполнять их моделирование в системе могут бизнес-аналитики без участия программистов. Для этого используется распространенная нотация BPMN 2.0 — набор простых условных обозначений. Нотация переведена на русский язык специалистами компании ELMA. Создаваемые с ее помощью модели процессов привычны для аналитиков и понятны высшему руководству компании.

Моделирование бизнес-процессов

Скачайте полную классификацию бизнес-процессов коммерческих компаний. Это межотраслевая модель. Она разработана Американским центром производительности и качества APQC. И переведена на русский язык компанией ELMA.

Классификация процессов

Управленческая концепция BPM определяет бизнес-процессы компании — какова архитектура процессов в организации, какие стадии процесса определяют технологию создания большей ценности для потребителей. В свою очередь система ELMA облегчает выстраивание данных бизнес-процессов, позволяя создавать наглядные схемы работы.

На диаграммах бизнес-процессов обозначаются их участники, перечень и последовательность выполняемых ими действий. Графические модели строятся путем размещения нужных блоков операций на дорожках, обозначающих зоны ответственности разных исполнителей. Затем операции соединяются переходами.

Когда модель процесса создана, проводится настройка операций (задается контекст работы). Например, организация определяет способ выполнения пользовательских задач — с какими данными будут работать исполнители, какие действия от них потребуется выполнить и какие результаты предоставить.

Моделирование процесса заканчивается его публикацией, после чего бизнес-процесс компилируется и становится доступным для запуска в веб-приложении ELMA.

Внутри бизнес-процесса двигаются данные

Исполнение бизнес-процессов

В BPM-системе можно одновременно запускать сколько угодно экземпляров одного бизнес-процесса. Все они будут исполняться независимо, используя в своей основе одну и ту же модель. Сотрудники компании работают по процессам в веб-интерфейсе пользователя ELMA — заходят в систему через браузер по логину и паролю.

Работа по бизнес-процессу осуществляется в соответствии с его графической моделью — начиная со стартового события, следуя по цепочке переходов, до конечного события. ELMA позволяет поддерживать выполнение правильной очередности операций. Она автоматически ставит задачи разным исполнителям, когда процесс доходит до соответствующего шага.

Поручения, которые получают сотрудники в системе ELMA, оформлены в виде карточек задач. В них уже есть вся нужная информация для работы и принятия решений. От исполнителей может требоваться ввод некоторых данных — в этом случае карточка задачи будет содержать соответствующие поля, заполнение которых можно сделать обязательным.

Карточка задачи в системе ELMA Все входящие и исходящие задачи в одном месте

После завершения задачи, сотруднику не нужно задумываться о том, кто и какие действия должен выполнять дальше — ELMA BPM берет эти вопросы на себя. Каждый бизнес-процесс компании имеет четкий регламент исполнения. Система обеспечивает соблюдение верного порядка работы.

Те задачи, которые не требуют участия реальных сотрудников, автоматически выполняются системой. Например, сценарии и отправка сообщений.

Контроль и мониторинг бизнес-процессов

Вебинар «Типовые сценарии использования BPM-системы ELMA»

Для каждого экземпляра запущенного процесса создается карточка в системе ELMA.

Она содержит подробную информацию: текущие значения параметров, задачи, статусы их выполнения и комментарии сотрудников.

Имея соответствующие права доступа, с карточки можно управлять ходом работы — например, изменить ряд параметров или вовсе прекратить исполнение.

Организация бизнес-процессов в системе ELMA открывает широкие возможности мониторинга их выполнения. В распоряжении пользователей есть несколько инструментов:

  • Страница «Мои процессы» содержит список всех экземпляров бизнес-процессов, в которых сотрудник является инициатором, ответственным или исполнителем. Есть удобный фильтр для поиска. Выбрав определенный экземпляр процесса из списка, можно перейти на его карточку в системе.
  • Страница «Монитор процессов» позволяет анализировать работу по процессам, в которых пользователь выступает в роли владельца, куратора или информируемого. На этой стадии управления сотруднику не обязательно являться исполнителем какой-либо из операций. Со страницы «Монитор процессов» можно перейти на карточку любого из отображаемых процессов, чтобы получить подробную информацию.
  • Карта процесса — еще один удобный способ мониторинга. Она выглядит так же, как и графическая модель процесса в Дизайнере ELMA. При этом на карте отображается уже запущенный в системе экземпляр конкретного бизнес-процесса, что позволяет отслеживать дополнительные метки. Здесь обозначаются уже выполненные операции и текущая стадия работы. Открыть карту процесса можно из его карточки в системе.

Мы рассмотрели несколько инструментов мониторинга. При этом, управление бизнес-процессами bpm в системе ELMA не требует от руководителей ручного отслеживания каждой операции.

Так как для любого действия в BPMS можно указать временной регламент, в случае просрочки задач исполнителями система пришлет уведомления.

Кроме этого, контролировать задачи по процессам можно с помощью стандартных отчетов по исполнительской дисциплине, которые автоматически составляет BPMS.

Монитор бизнес-процессов показывает ситуацию в целом Отображение хода работы на Карте процесса

11 программ для быстрой автоматизации бизнеса

Программа для управления бизнес процессами

Все слышали слово “автоматизация” — весьма популярное в последнее время, не правда ли? Но что, в целом, представляет собой автоматизация бизнеса и зачем она?

Что такое процесс автоматизации?

Перевод типичных, часто повторяемых процессов на предприятии под руководство электронных систем и программ называется автоматизацией этих самых процессов. Результат — высвобождение времени, трудовых и финансовых ресурсов.

Процесс автоматизации зачастую становиться первым и главным шагом в повышении продуктивности всего предприятия.

Автоматизировать можно любой процесс. Процессы на предприятии разделяют на главные (основные), приносящие прибыль, и поддерживающие (бухгалтерский учет, отчетность и т.д.) — те, которые напрямую не влияют на прибыльность, но являются неотъемлемой частью любого предприятия.

Зачем она нужна?

причина появления и внедрения автоматизации — освобождение времени.

Процессы, выполняемые людьми, и процессы, выполняемые программами, существенно отличаются друг от друга не только быстротой выполнения задачи (думаю, не стоит упоминать, что на составление отчетности Yaware.

TimeTracker требуются минуты, в то время, как менеджеры пыхтят над ними денно и нощно). Автоматизированные процессы более качественны и не требуют дополнительных затрат (ведь сотруднику за проделанную работу нужно платить).

Автоматизация позволяет разгрузить сотрудников — да и самого руководителя — от лишней работы и высвободить время для более важных и срочных задач. Также, она эффективна там, где людской труд практически не дает результата — оценке обслуживания, анализе производительности труда, переписке с большим количеством клиентов, правильный расчет зарплаты и т.д.

Основные задачи

  • эффективная организация систем учета и контроля на предприятии;
  • быстрое составление и отправка отчетности любым удобным способом за любой срок деятельности;
  • уменьшение затрат на человеческий труд (путем сокращения сотрудникам времени на выполнение “бумажных дел”);
  • минимизация “человеческого фактора” — забыл, не получилось, потом, а разве мне кто-нибудь об этом говорил?;
  • повышение безопасности хранение документации;
  • улучшение обслуживания.

Бесплатные сервисы

Активность автоматизации бизнеса побудила массовое создание программ для ее обеспечения — платных и бесплатных.

Список бесплатных сервисов:

C помощью Google Drive вы можете:

  • загружать и скачивать файлы больших размеров;
  • работать с документами, давать и забирать доступ к ним;
  • пользоваться онлайн-календарем;
  • создавать презентации в режиме онлайн;
  • использовать файлы больше чем 30 расширений.

2. Streak

С помощью Streak вы можете:

  • управлять процессом продаж;
  • работать с отзывами ваших пользователей;
  • настроить автоматическую отправку писем;
  • фиксировать время просмотра вашего письма.

3. Microsoft Office Accounting Express (2009)

С ее помощью вы сможете:

  • создавать счет-фактуры;
  • контролировать расходы;
  • вести учет клиентов;
  • вести учет поставщиков и сотрудников;
  • держать всю финансовую документацию в одном месте.

4. SMMplanner

У программы есть платный и бесплатный тарифы. Для небольшой компании, которая делает записи не чаще 3-4р. в неделю вполне подойдет бесплатный тариф. С его помощью можно:

  • работать сразу с несколькими соцсетями;
  • создавать и планировать посты;
  • создавать проекты;
  • каждый месяц 50 бесплатных постов.

5. Yaware.TimeTracker (бесплатный тариф)

Программа учета времени и задач. Бесплатный тариф рассчитан только на малые предприятия (до 5 компьютеров).

  • учет прихода и ухода сотрудников;
  • фиксация используемых сайтов/программ;
  • ежедневная отчетность о времени работы и наиболее используемых программах;
  • фиксация перерывов в работе.

Стоит помнить, что здесь также работает схема цена/качество — не стоит рассчитывать на многое, покупаясь на “бесплатно”. Однако, для малого или начинающего бизнеса этого вполне хватит.

6. WordPress (бесплатный тариф)

Если Вы ведете бизнес в соц.сетях (особенно , , Pinterest, LinkedIn) Вам никогда не помешает блог с полезной информацией для пользователей. Особенно, когда он бесплатный. Вы получите:

  • основные возможности Jetpack;
  • несколько десятков бесплатных тем;
  • дисковое пространство 3Гб
  • возможность публиковать статьи и шерить их на Вашей страничке;
  • статистику переходов (откуда и что читал).

Платные программы

Для солидных компаний, нацеленных на значительные улучшения в производительности, существует ряд платных программ:

  1. Yaware.TimeTracker (платный тариф)

Платный режим программы имеет свои преимущества. Кроме выше обозначенных функций, вы сможете:

  • контролировать оффлайн-активность, разделяя перерывы на обед, перекуры, митинги, личные разговоры и т.д.;
  • распределять используемые за день программы на продуктивные и непродуктивные;
  • получать готовые рейтинги сотрудников по продуктивности, непродуктивности, опозданиям;
  • создавать проекты и задачи;
  • определять реальное время выполнения поставленных задач;
  • контролировать процесс выполнения проектов и задач от начала и до конца.

2. Yaware.Service

Программа оценки предоставленных услуг. С ее помощью вы сможете:

  • оценивать качество предоставленных услуг;
  • создавать опросы;
  • использовать предоставленные опросы для определенного вида услуг;
  • создавать несколько точек для размещения опросов;
  • возможность разместить опрос на физической точке (QR-код) или на сайте;
  • получать отчетность по точкам и опросам за любое время.

3. WordPress (платный тариф)

У WordPress 5 платных тарифов с разными возможностями. В целом платформа предоставляет:

  • бесплатный домен на 1 год;
  • дисковое пространство от 6 Гб до ∞;
  • премиум‑темы без ограничений;
  • дополнительные средства оформления;
  • расширенное управление публикациями в социальных сетях;
  • монетизация сайта;
  • поддержка службы VideoPress;
  • SEO инструменты;
  • интеграцию с Google Analytics;
  • установку любых плагинов для WordPress (платных и бесплатных);
  • возможность оплаты для жителей более чем 60 стран;

и еще целый список возможностей.

Сравнить тарифы WordPress по ссылке.

4. Битрикс24

Лучшая и самая популярная CRM-система в СНГ. Платный тариф позволяет:

  • работать с клиентской базой;
  • создавать и работать с проектами и задачами;
  • записывать разговоры;
  • работать с договорами;
  • создавать бизнес-процесы;
  • запускать автоматические рассылки;
  • интегрироваться с 1С и тд.

Кстати, у Yaware.Timetracker планируется интеграция с Битрикс24 уже в сентябре, а Yaware.Service уже предоставляет возможность перемещать клиентов между базами. Теперь Вы сможете как собирать контакты при помощи сервиса обратной связи, так и делать опрос уже существующих клиентов.

Yaware и CRM-системы: почему их стоит использовать вместе?

5. Slack

Программа для общения. Звучит не слишком серьёзно, однако, с ее помощью вы сможете:

  • уменьшить шум в чатах  с помощью отдельных каналов;
  • не пропускать важные сообщения (функция упоминаний);
  • отображать HEX-код в виде цветовых квадратов;
  • выделять важные слова;
  • напоминания в сообщениях;
  • создавать список дел.

Использование вышеперечисленных программ с умом на 100% гарантирует повышение продуктивности — от сотрудника до всего предприятия.

Источник: https://timetracker.yaware.com.ua/blog/articles/10-programm-dlya-byistroy-avtomatizatsii-biznesa/

Рабочие программы для моделирования и организации бизнес-процессов

Программа для управления бизнес процессами

Бизнесмены отчетливо понимают, насколько важно правильно спланировать развитие структуры предприятия. Для этого предназначена программа для моделирования бизнес-процессов.

Планирование развития структуры предприятия

Как функционирует утилита

Софт создан для разработки эффективной схемы постановки задач перед сотрудниками. В системе составляют диаграммы, выделяют приоритеты в работе, делают акценты на главном.

В каждой утилите есть набор инструментов, которые упорядочивают действия. Они вмещают в себя ряд обязательных операций для предприятия. Выбрав важные аспекты, планируют оптимальное выполнение задач.

Эффективная схема постановки задач перед сотрудниками предприятия

Понятный интерфейс, проста в применении. Система позволяет:

  • оптимизировать эффективность труда;
  • следить за выполнением плана;
  • ускорить механизм осуществления операций;
  • улучшить ход работы и скорость достижения целей;
  • правильно составить план действий;
  • рационально моделировать бизнес-процессы.

    Простая программа для построения бизнес-процесса

Программа помогает правильно составить проекты, получить результат от деятельности предприятия.

ARIS Express

Предназначена для следующих целей:

  • моделирования бизнес-процессов;
  • составления порядка действий каждого из сотрудников для достижения главной цели организации;
  • разработки поочередности действий при выполнении заданий, что поможет правильно действовать и целенаправленно двигаться к поставленной цели;
  • достижения результатов от деятельности компании;
  • повышения коэффициента полезного действия каждой штатной единицы, направляя их деятельность на основные цели, без рассеивания внимания на ненужные действия.

ARIS — моделирование процессов в компании, помогающее правильно распределить прибыль и повысить профессионализм сотрудника

Программа для моделирования процесса работы поможет распорядиться прибылью с высоким уровнем отдачи. Софт рассчитает стоимость каждой операции. Это позволит максимально эффективно использовать финансовые запасы организации.

Bizagi Process Modeler

Бесплатная утилита, которую скачивают на рабочий компьютер. После установки строят диаграммы для распределения приоритетов.

Созданная в программе диаграмма, помогающая в ведении дела

IBM WebSphere Business Modeler

Система в доступной форме доносит описание плана мероприятий каждому сотруднику. Использование утилиты поможет:

  • выставлять перечень заданий на установленный период для каждой штатной единицы;
  • контролировать ход выполнения поставленных целей;
  • упорядочить деятельность организации;
  • руководству контролировать подчиненных в удаленном режиме.

Программа разработана так чтобы каждый сотрудник видел свои задачи

Интерфейс системы рассчитан на специалистов, позволяет полноценно руководить планом действий.

ELMA

Это своеобразный электронный документооборот, предназначенный для построения правильного функционирования организации и каждого сотрудника в отдельности.

Через эту систему руководители предприятий ставят цели перед отделами или коллегами. Она контролирует выполнение плана, отслеживает насколько результативны те или иные мероприятия для успеха компании.

Программа отслеживает эффективность каждого сотрудника штата.

Программа создана для руководителя, который ставит задачи перед сотрудниками. Каждый служащий видит свою работу.

С помощью утилиты можно:

  • найти альтернативные методы ведения дела;
  • выявить коэффициент полезного действия каждого работника;
  • наладить составление проектов для роста прибыли организации;
  • выявить действенные способы управления персоналом;
  • определить ритмику постановки заданий для улучшения работы компании.

Используя инструмент, можно сделать технику выполнения должностных обязанностей наемного персонала рациональной.

Fox Manager

Систему скачивают на компьютер и сразу же приступают к использованию. Софт позволяет:

  • составлять бизнес-планы для внутреннего использования на уровне профессионалов;
  • контролировать степень и качество выполнения поставленных перед персоналом целей;
  • анализировать эффективность заданий;
  • моделировать процесс работы, делая выводы из уже выполненных практик;
  • сразу же видеть, если запланированные мероприятия не приносят нужного результата;
  • усовершенствовать деятельность штата для достижения высоких результатов.

    С помощью программы создают бизнес-планы, выводят результат проделанных работ

Программа поможет эффективно построить схемы выполнения целей предпринимательства.

Преимущества построения бизнес-процессов через специальные утилиты

Конечно, каждый работодатель или управляющий компании может самостоятельно на листе бумаги, или путем отправки по электронной почте, ставить задачи персоналу. Составляя процесс в профильной программе, можно добиться высоких результатов от деятельности организации. Софт поможет:

  1. Наладить взаимодействие команды.
  2. Отслеживать эффективность всех операций.
  3. Анализировать действия.
  4. Выполнять построение правильных, целевых процессов, которые усовершенствуют деятельность предприятия и сделают его доходным.
  5. Автоматизировать работу персонала, сведя ее к элементарным действиям.

Как пользоваться программой BPMN.Studio показано в видео:

Правильно поставленная задача — половина успеха начинания. Четкий план, облегчает его выполнение, повышает эффективность труда. Это способствует развитию бизнеса и выходу владельца компании на пассивный доход.

Источник: https://dengivsetakipahnyt.com/programms/programmy-dlya-modelirovaniya-biznes-processov.html

Юрист24
Добавить комментарий