Как оформить компенсацию гсм при использовании личного транспорта 2019

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году

Как оформить компенсацию гсм при использовании личного транспорта 2019

Ни для кого не секрет, что наличие личного автомобиля в ряде компаний является огромным преимуществом при найме сотрудников. Это выгодно для владельцев компаний. Но выгодно ли для самих автовладельцев-работников? Разберёмся с этим, а также с компенсацией за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году в этой статье.

pixabay.com

Компенсация со стороны закона

Есть несколько моментов, которые должны учесть обе стороны – наниматель (он же – работодатель) и потенциальный работник:

  • При заключении трудового договора в нём должно быть предусмотрено использование личного автомобиля в рабочих целях.
  • Работодатель может составить договор аренды. Получится так, что организация будет арендовать автомобиль у его владельца-работника организации.
  • Есть возможность заключать разовые договоры на оказание услуг по перевозке. Неудобства появятся в том случае, если потребуется постоянность.

Как видите, здесь всё предельно понятно.

Компенсация расходов и за что она полагается

Любые компании, заключившие договор с сотрудником на собственном автомобиле, которые хотят в дальнейшем использовать его в служебных целях, обязаны покрывать следующие затраты со стороны сотрудника:

  • Бензин (или ДТ);
  • Ремонт, если автомобиль сломался;
  • Парковка, мойка а/м в рабочие часы.

Если хотите подойти к вопросу максимально грамотно, чтобы в дальнейшем у налоговой не возникало никаких вопросов по всем операциям, то должны быть предоставлены сопутствующие документы в подтверждение износа личного авто, возмещена тех или иных расходов.

К таковым можно отнести:

  • Правильно составленный трудовой договор, где чёрным по белому написать об использовании личной машины сотрудника в служебных целях.
  • Подтверждение того, что ТС реально числится как собственность сотрудника (достаточно технического паспорта).
  • Взять за привычку составление справки-расчёта, где будет указана сумма компенсации, подтверждённая необходимыми документами. К ним в данном случае можно приравнять, как квитанции, так и накладные, и даже чеки.
  • Издание приказа от руководителя о том, что затраты сотруднику действительно компенсируются в необходимом объёме.

pixabay.com

На какую компенсацию можно рассчитывать сотруднику?

Если авто используется по соглашению (обратите внимание именно на это слово), то работнику нужно выплачивать денежные средства. И даже если предполагается разовая поездка, которая больше никогда не повторится.

Но какие же конкретно суммы полагаются? В связи с тем, что ничего подобного об этом в законодательстве не написано (в частности, в ТК), то и суммы здесь могут быть крайне индивидуальными.

То есть, заключая договор, обе стороны должны самостоятельно договориться между собой о сумме, достаточной для покрытия всех расходов.

С другой стороны, есть налоговые и рекомендации от данного органа, где советуют рассчитывать компенсацию с учётом следующих факторов:

  • Как часто используется автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл);
  • Срок полезного использования.

В связи с тем можно прийти к выводу, что работодателю есть смысл внести в соглашения хоть какую-нибудь формулу для проведения расчётов. Как вариант, это могут быть расценки словно в такси – за каждый километр пути. Собственно говоря, при необходимости ровно там же Вы их и можете «срисовать».

Учитываются ли как-либо компенсации?

Следует отметить, что согласно законодательству нашей с Вами страны, суммы компенсации никоим образом не облагаются налогами. Как следствие, в отчётах 2-НДФЛ они никак не фигурируют. И страховых взносов не требуют.

Но как же быть, если сотрудник ездить на автомобили по доверенности? Он документально не является его собственностью. Что касается данного вопроса, то никто на него по сей день не может дать корректного ответа. Всё слишком неоднозначно.

С другой стороны, есть налоговый орган, согласно ему и ТК авто должно быть в собственности, тогда о страховых взносах и НДФЛ речи быть не может. С обратной – есть судебная практика и на данный момент она доказывает обратное.

А значит, можно со спокойной душой брать человека на работу, который ездит на автомобиле по доверенности и использовать его транспорт в целях организации.

Есть же у нас ещё и налоговый учёт, с которым далеко не всё так радужно, как хотелось бы. Бухгалтерам придётся учитывать данный вид расходов.

Для двигателя объёмом большее 2 000 кубических сантиметров нормой для компенсации является 1 200 рублей, для двигателей свыше данного показателя – 1 500 рублей.

pixabay.com

В каком порядке происходит возмещение

Здесь тоже имеются различные нюансы. Предлагаем в порядке очереди мельком остановиться на каждом из них:

  • На компенсацию могут рассчитывать те из сотрудников, которые работают на автомобиле. То есть, их деятельность включает в себя езду по командировкам, да и в целом является разъездной.
  • Необходим личный приказ от руководителя компании – только тогда у сотрудника появляется право на использование личного ТС в целях организации с правом на последующую компенсацию.
  • Работники, работающие с доверенностью на ТС, могут рассчитывать на компенсацию ровно в такой же мере, как и те, кто пользуется для этого личным автомобилем.
  • Сотруднику необходимо подавать заявления для получения компенсации. В нём необходимо указать, как часто использовалось авто и при каких именно обстоятельствах. К заявлению важно приложить ряд подтверждающих документов:
  • Тех. паспорт, свид-во о постановке на учёт, копия документов на транспортное средство;
  • Путевой лист;
  • Чеки и прочее, что может стать подтверждением факта расходов на бензин/дизельное топливо, прохождение технического обслуживания и так далее.

Можно прийти к следующему выводу, что окончательное решение о том, какая компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году принимается руководством организации. Что конкретно берётся в расчёт Вы уже знаете.

Таким образом, личный автомобиль в целом может стать для сотрудника не только возможностью получить вакантное место, но и зарабатывать немножко больше за его использование. Что касается владельцев компаний – то тут и говорить не о чём, им это очень выгодно.

Оригинал статьи размещен здесь: //b2bmaster.ru/zakony/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah-v-2019-godu/

Источник: //zen.yandex.ru/media/id/5c45724cf6cfb300af1c26cb/5c91ea7dd2977000b3e2c5ce

Размер компенсации за использование личного автотранспорта в 2019 году

Как оформить компенсацию гсм при использовании личного транспорта 2019

Таблица нормативов для легковых автомобилей до 2000 куб. см включительно 1200 свыше 2000 куб. см 1500 Размер возмещения за использование грузового авто не ограничен.

Принадлежность автомобиля к легковому или грузовому виду транспорта можно определить по ТС или ПТС. Чтобы оформить компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году, работнику надо согласовать все условия с работодателем. Размер возмещения за использование личного транспорта сотрудник и его наниматель определяют сами (ст.

421 ГК РФ). Он может быть больше тех нормативов, по которым такие расходы учитываются при налогообложении прибыли. Проще всего включить соответствующий пункт в трудовой договор или составить доп.

Использование личного транспорта в служебных целях

Документы, свидетельствующие о принадлежности автомобиля сотруднику компании (ПТС, СТС).

2. Страховка ОСАГО, КАСКО. Оформление аренды автомашины Автомашина передаточным актом оформляется в аренду компании.

Соглашение об оказании услуг Указываются сроки выполнения и величина вознаграждения Путевки В путевках фиксируются производимые траты на топливные ресурсы и смазочные материалы, маршрут и цель поездки, исправность автотранспорта Счета — фактуры на амортизацию, технический ремонт автомашины, замену ее отдельных элементов Для компенсирования произведенных затрат Оформить пользование своего собственного автотранспортного средства служащим компании можно несколькими способами: Заключить соглашение об аренде автотранспортного средства.

Компания арендует личную машину, обеспечивая полностью ее обслуживание, а работник фактически использует транспорт, находящийся на балансе организации. Производить компенсационные выплаты.

Оформление компенсации за использование личного транспорта в служебных целях (автомобиля) в 2019 году

Она определяется как частное от договорной помесячной суммы и количества трудовых дней в календарном месяце (в четком соответствии с производственным календарем).

Размер компенсации, который подлежит дальнейшему начислению, может быть рассчитан как произведение числа дней использования ТС и дневной компенсационной оплаты.

//www.youtube.com/watch?v=fuscH560T6k

В случае отсутствия договоренностей относительно выплат в фиксированном размере, сумма подлежит расчету в четком соответствии с соответствующей внутренней документацией компании.

С целью официального подтверждения того, что рассматриваемый тип перечислений в действительности является компенсацией, возникает острая необходимость в тщательной документации с требуемым перечнем реквизитов согласно с критериями экономической целесообразности.

С целью подтверждения того, что рассматриваемая разновидность начисления не может считаться сотрудника, а непосредственно компенсацией, возникает острая необходимость в наличии некоторой документации с целью выполнения взятых на себя .

Об учете в целях налога на прибыль компенсации работнику за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля

Поскольку в размерах вышеуказанных компенсаций, установленных законодательством, учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), стоимость горюче-смазочных материалов и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, использующим личный автомобиль в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов, т.е.

помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях.

Настоящее письмо не содержит правовых норм, не конкретизирует нормативные предписания и не является нормативно-правовым актом.

Письменные разъяснения Минфина России по вопросам применения законодательства Российской Федерации о налогах и сборах имеют информационно-разъяснительный характер и не препятствуют налогоплательщикам руководствоваться нормами законодательства Российской Федерации о налогах и сборах в понимании, отличающемся от трактовки, изложенной в настоящем письме.

Компенсация использования личного автомобиля в служебных целях

Расходы на ГСМ покрываются работодателем по сумме фактических затрат, подтвержденных документально.

В налоговом учете суммы затрат ГСМ не учитываются. Для выплат требуется определить километраж пробега, использовать нормы расходования согласно постановлениям Минтранса или технической документации транспорта.

Работодатель покрывает только траты, связанные с износом и текущими расходами на использование личного транспорта сотрудника, за управление техникой плата не производится.

Работник эксплуатирует технику в рамках трудовых обязанностей, оплата за исполнение которых производится заработной платой.

Источник: //dtp-sovetnik.ru/razmer-kompensacii-za-ispolzovanie-lichnogo-avtotransporta-v-2019-godu-96930/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 – Evle

Как оформить компенсацию гсм при использовании личного транспорта 2019

Во многих организациях есть целая группа сотрудников, которая не работает в офисе, а постоянно находится в разъездах – к примеру, торговые представители, менеджеры по продажам, выездные специалисты и т. д. Их эффективность, помимо профессиональных качеств, напрямую зависит от того, насколько они мобильны.

Поэтому, если у компании есть такая возможность, она выдаёт своим работникам служебный транспорт, но если нет – сотрудники используют личный.

Однако, при правильном оформлении таких отношений с работодателем выгоду получат оба, поэтому об этом и о компенсации ГСМ за использование личного автомобиля в служебных целях стоит рассказать подробнее.

За что можно получить компенсацию

Компенсация за пользование личным автомобилем в служебных целях обязательно должна начисляться работодателем своему работнику согласно этой статье Трудового кодекса РФ. Но для этого между обеими сторонами должно быть заключено специальное соглашение, о котором подробнее будет рассказано далее.

А пока стоит сразу отметить, на возмещение каких расходов может претендовать владелец автомобиля:

  1. Амортизация.
  2. Техническое обслуживание.
  3. Ремонт, в том числе и капитальный.
  4. Оплата бензина, который приходится заправлять на АЗС.
  5. Покупка смазочных материалов.
  6. Расходы на страхование.
  7. Оплата помощи третьим лицам, если владелец транспорта причинит им вред на нём. Подробнее об этом можно прочесть в 644, 646 и 648 статьях ГК РФ. Все доступны по ссылкам.

Здесь важно сказать, что компенсация работнику за использование личного транспорта в служебных целях – это сумма, рассчитываемая из следующих данных:

  1. Сколько дней отработал сотрудник.
  2. Какие ежедневные расходы на содержание транспорта установлены в соглашении, если есть такой пункт. Без него цифра будет рассчитана на основе документов, подтверждающих эксплуатацию автомобиля.

Деньги выдаются за отработанный период, из которого обычно исключены:

  1. Больничные при наличии больничного листа.
  2. Отпуска.

Пошаговая инструкция оформления компенсации

Для того чтобы получить официальное подтверждение о том, что компенсация за использование транспорта работнику будет выплачиваться, нужно выполнить следующие условия:

  1. Подать заявление, если условие использования автомобиля в служебных целях не было прописано изначально в трудовом договоре.
  2. Передать документы, подтверждающие владение транспортным средством – ПТС и доверенность.
  3. Договориться с работодателем. Этот этап самый сложный, потому что участие в решении всех вопросов об условиях употребления транспорта принимают обе стороны договора. Для каждого он должен оказаться максимально выгодным.
  4. Заключить договор и оформить соответствующий приказ.
  5. Создать акта приёма-передачи, в котором будут все данные о транспорте и отмечен факт его передачи.

Соглашение

Как было сказано ранее, для получения компенсации за использование личного имущества для служебных поездок важно заключить соглашение между работодателем и владельцем транспорта.

Регламентирует этот процесс статья 642 ГК РФ, по которой основным документом в нём оформляется договор аренды автомобиля на установленное время.

Это самый распространённый вариант развития событий, хотя момент использования личного автомобиля для работы можно изначально отметить в трудовом договоре. Пособия сотрудника это не лишит.

В договоре прописывается, что арендодатель временно предоставляет свой автомобиль арендатору за установленную плату, в которую не входят услуги водителя и вообще управления этим транспортом. А также туда вносится информация о:

  • Длительности использования.
  • Периодичности. Этот пункт важен, чтобы поездки в командировки не засчитывались.
  • Обязанностях, которые работник должен будет выполнить во время использования автомобиля – должностные инструкции.
  • Сумме компенсации и за что именно она будет возмещена – затраты на ремонт, заправку топлива и т. д. Также принцип её расчёта, если точная сумма не указывается, потому что такая возможность есть. Обычно это либо приравнивание ежемесячной выплаты к амортизации, либо установление расценки за 1 км служебного пробега.
  • Все важные характеристики самого автомобиля – год выпуска, марка, модель, износ, рабочий объём двигателя и т. д.

На основании уже другой статьи, 188, издаётся приказ о компенсационных выплатах, где отмечается, за что именно будут выплачиваться деньги. Форма приказа произвольная, с примером можно ознакомиться по ссылке.

Получение компенсации после оформления

После того как соглашение было оформлено, по прошествии установленного в нём срока, сотрудник из персонала может рассчитывать на возмещение. Но не всё так просто. Сначала нужно будет доказать, что он действительно использовал автомобиль для выполнения служебных обязанностей. А для этого потребуется сохранить, чтобы потом передать в бухгалтерию, ряд документов:

  1. Копию техпаспорта, заверенную нотариусом.
  2. Любые бумаги, которые подойдут для бухгалтерского учёта, чтобы подтвердить расходы. В первую очередь, это чеки с автозаправочной станции за заправку, мойку, акты, оформляемые при ремонте, любые накладные и другие платёжные документы.
  3. Путевой лист, где отмечается ежедневный маршрут, пробег и рабочее время. Это основной документ, который подтверждает, что автомобиль использовался именно для выполнения служебных обязанностей. Все данные, которые должны быть в путевом листе, отмечены здесь.

В бухгалтерском учёте расходы на компенсации за использование транспорта вносятся в счёт 73.

Далее порядок действий следующий:

  1. Руководитель компании оформляет справку с количеством отработанных дней.
  2. Она заверяется ответственным лицом в том подразделении, где работает сотрудник с автомобилем.
  3. Расчётный бухгалтер составляет справку-расчет. Сделать это необходимо до 3 числа следующего за отчётным месяца.
  4. Эта справка ежемесячно передаётся руководителю отдела, в котором работает лицо, претендующее на компенсацию. На основе этого документа тот оформляет приказ о выдаче средств.

Они будут выданы вместе с зарплатой. Если бухгалтерия будет предлагать их выдать вместе с премией, от такой возможности рекомендуется отказаться.

На какую сумму можно рассчитывать

Компенсации за использование личного автомобиля могут оказаться следующими:

  • За легковые авто – по 400 рублей за каждый день работы, до 8 000 рублей каждый месяц.
  • Мотоциклы – до 4 000 рублей при условии, что за каждый рабочий день выплачивается до 200 рублей.

То есть максимальное количество рабочих дней в месяц, за которые в норме можно компенсировать расходы – 20. И это не первый нюанс, который нужно учесть при расчёте возмещения. Об остальных – в следующем разделе.

Налогообложение

Это один из самых сложных вопросов, касающихся выплаты компенсации за использование автомобиля в служебных целях, и причин для этого несколько, основная из которых — путаница в видах налогов и расчётах выплаты. Поэтому каждому виду будет посвящен свой подраздел.

Для начала стоит сказать, что речь будет идти о двух разных налогах, несмотря на то, что налоговый агент один и тот же:

  • Организации выплачивают налог на прибыль.
  • Сотрудники — НДФЛ, а также делают страховые взносы.

Также стоит упомянуть, что вносится в расходы сразу, а что — нет:

  • Если компенсация прописана в трудовом договоре, то она записывается сразу в расходы.
  • Расходы, когда машины заправляются ГСМ, входят в состав компенсации и не рассчитываются отдельно.
  • Компенсация за дни простоя также не включается в расходы.

Компенсация по договору аренды с неустановленной ежемесячной суммой

Это значит, что расчёты производятся ежемесячно на основе переданных в бухгалтерию документов и выбранной изначально системы вычислений.

Здесь для определения необходимости налога пригодится текст закона.

В Постановлении Правительства, прочесть которое можно по ссылке, описаны базовые категории средств передвижения, где налогообложение вычитается из определённой суммы на основе объёма двигателя.

Если компенсация меньше них, то с суммы не уплачиваются никакие налоги и она вся записывается в расходы, если больше — с превышения платятся обычные налоги. Так, в 2019 году ограничения получились следующие:

  • 2 400 рублей при объёме двигателя до 2 тыс. кубов у легкового автомобиля.
  • 3 000 рублей, если объём двигателя превышает указанный выше объём.
  • 600 рублей за мотоциклы.

Грузовой транспорт не имеет таких норм, поэтому за его счёт налог на прибыль не снижается. Подробнее об этих критериях также можно прочитать в Приказе Минфина России по ссылке.

Страховые с компенсации не выплачиваются, а вот об НДФЛ стоит сказать. В соглашении помимо принципа расчета компенсации будет отмечена максимальная её сумма. Если выплата после всех расчетов окажется меньше этой границы — НДФЛ не выплачивается, если больше — оплачивается только с превышения как обычные 13% для резидентов и 30% для нерезидентов.

Компенсация по договору аренды с установленной ежемесячной суммой

Если в договоре аренды указана строгая ежемесячная выплата ниже установленной законом, то компания может снизить базу налога на прибыль за её счёт. С превышения налог необходимо заплатить. Говоря об НДФЛ — он платится только с превышения установленной в соглашении компенсации, если сотрудник доказал, что он потратил больше и ему доплачивали.

Насчёт того, выплачивается ли она за весь месяц или из неё вычитаются дни простоя, согласия даже в законодательстве нет. Но размер компенсации рекомендуется снижать на количество неиспользованных дней.

Действия ИФНС при проверках

Здесь важно сказать, что по закону, с 2017 года возмещение можно будет получить только после того, как за него окажутся выплачены налоги.

Есть ещё один важный момент — при расчёте возмещение за использование транспорта необходимо установить такую сумму, чтобы налоговая не приняла эти средства за намеренное списание средств для снижения налоговой базы.

Поэтому выплаты по возможности должны быть приближены к установленным законодательством суммам или иметь весомые подтверждающие такой размер возмещения документы.

ИФНС может сделать возврат компенсации из расходов в налоговую базу при проведении проверок. Причина проста – отсутствие документов, которые подтверждают все включённые в выплату расходы, то есть чеков за ГСМ, паспорта транспортного средства и т. д.

Оспорить это решение налоговой службы можно только в суде. А также сложности возникают, если сотрудник пользуется автомобилем по доверенности. Поэтому со стороны компании можно:

  • Взимать налог на доходы физлиц и процент на страховые взносы со всей компенсации.
  • Не делать этого и попробовать отстоять позицию в суде.

Выплату возмещения за использование персонального автомобиля в служебных целях оформить не так легко, но всегда допустимо — этот способ работает. Особое внимание нужно будет уделить сбору документов и их оформлению, потому что их неправильный подбор, неточные формулировки и ошибки в расчётах навредят как владельцу авто, так и его работодателю при расчёте налоговых выплат.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 Ссылка на основную публикацию

Источник: //evle.ru/buhgalterskij-uchet/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-tselyah

Как оформить компенсацию за использование личного транспорта работнику

Как оформить компенсацию гсм при использовании личного транспорта 2019

1.

Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности.

Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику.

А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце.

Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться.

Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт.

Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1.

Локальный нормативный акт организации, согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы.

Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору.

Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

  • Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
  • Размер компенсации;
  • Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
  • Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

Скачать Образец соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях

4. Приказ руководителя об установлении компенсации за использование личного транспорта и порядке возмещения расходов, связанных с его использованием.

Приказ составляется на основе Соглашения об использовании личного транспорта в служебных целях, закрепляет ответственных лиц и служит основанием для начисления и выплаты компенсации и возмещения расходов сотруднику.

Скачать Образец приказа о возмещении расходов в связи с использованием личного транспорта

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

  • информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
  • информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

  • чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Наличие документов, перечисленных выше, является необходимым и достаточным условием для начисления и выплаты работнику компенсации за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, надлежащее документальное оформление позволит Вам избежать претензий со стороны налоговой инспекции и внебюджетных фондов.

А о том, как облагается страховыми взносами и НДФЛ компенсация за использование личного транспорта работникам читайте в следующей статье.

Законодательные  нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

Все Кодексы РФ опубликованы на Официальном интернет-портале правовой информации //pravo.gov.ru/

Источник: //buh-aktiv.ru/kak-oformit-kompensatsiyu-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-rabotniku/

Основания для выплат

Статья 188 российского Трудового кодекса определяет, что в случае использования гражданином в процессе работы персонального имущества, включая автомобиль, он может рассчитывать на определенные выплаты (при условии, что предварительное согласие на это дал работодатель):

  • компенсация, которая начисляется за использование имущества;
  • компенсационная выплата за износ персонального имущества;
  • возмещение расходов, которые были вызваны необходимостью эксплуатации имущества в рабочих целях.

Статья 188 ТК РФ. Возмещение расходов при использовании личного имущества работника

Если речь идет про компенсацию, предусмотренную за использование транспорта, принадлежащего работнику, то обычно ее размер является фиксированным и не зависит от количества календарных дней в месяце. Однако, за те периоды, когда сотрудник находился на больничном или в отпуске, компенсация не начисляется.

Расходы же, которые возникают в процессе эксплуатации автомобиля, например, заправка, его ремонт или мойка, компенсируются на основании положений, которые зафиксированы в договоре между работником и работодателем. Именно в этом документе прописываются суммы возмещений, а также условия, на которых компенсация выплачивается.

Сумма компенсации по договоренности может быть выше законодательной нормы, о чем должно быть сказано в договоре.

В разных видах договоров информация может отображаться в разном виде:

Образец технического паспорта автомобиля

Сотруднику в соответствии с действующим законодательством будут возмещены:

  • расходы на топливо (бензин, газ и другие горюче-смазочные материалы);
  • затраты, связанные с ремонтом транспортного средства;
  • за услуги, связанные с мойкой авто и чисткой салона;
  • за парковку машины в рабочее время.

Компенсация расходов на горюче-смазочные материалы может производиться на основании чеков, предоставленных работником. При ведении налогового учета сумма подобных затрат не учитывается. Для осуществления выплаты определяется километраж пробега с учетом норм расходования топлива.

Необходимые документы

Для получения сотрудником компенсационных выплатх в случае использования ним личного транспорта для достижения целей компании, в наличии должны быть определенные документы:

  • Документ нормативного характера, принятый руководством компании, устанавливающий, что некоторые должности в фирме подразумевают использование разъездного характера выполнения работы, а также условия для начисления компенсационных выплат. К примеру, Положение про подобный характер работы или локальный приказ, определяющий список должностей с разъездным характером работы.
  • Должностные обязанности, в которых прописано, что должен делать сотрудник в рамках своего рабочего функционала, и указано, что выполнение обязанностей невозможно без регулярных выездов (к клиентам для переговоров, проведения ремонтных работ и т.д.).
  • Соглашение между сторонами трудовых отношений про использование в служебных интересах личного транспортного средства. Допускается оформление соглашения отдельным документом, который является приложением к трудовому контракту, или же оно может содержаться непосредственно в тексте самого трудового договора. В допсоглашении должна быть зафиксирована такая информация:
    • основные характеристики автомобиля (тип, год выпуска, марка, объем двигателя и т.д.);
    • в каком размере будет выплачиваться компенсация;
    • какие расходы будут возмещены владельцу транспортного средства, порядок их расчета;
    • документы, которые нужно предоставить работнику для подтверждения расходов и получения компенсации;
    • порядок осуществления выплат.

    К подобному соглашению прикладывается копии подтверждающих документов:

    • паспорт авто;
    • свидетельство про госрегистрацию;
    • страховой полиса ОСАГО, в который вписан сотрудник, если автомобиль не принадлежит ему на правах собственности.
  • Приказ руководства компании (работодателя) про установление компенсации за использование персонального транспорта работника в рабочих целях. Данным документом закрепляется список ответственных лиц и порядок возмещения расходов, связанных с использованием собственного транспорта работником.
  • Документы, которые являются подтверждением фактического использования сотрудником личного автомобиля в служебных целях и размер понесенных в связи с этим расходов.

Человек может рассчитывать на возмещение расходов, если предоставит:

  • чеки, полученные на АЗС во время заправки транспортного средства;
  • квитанции на мойку машины, ее ремонт;
  • расчет расходов топлива, исходя из километража.

Для покрытия расходов работника, связанных с эксплуатацией его личного автомобиля в целях компании, необходимы бумаги, подтверждающие такие расходы, а именно:

  • квитанции про заправку авто;
  • платежные документы, подтверждающие оплату услуг мойки, ремонтных работ и т.д.;
  • расчет расходов, которые понес сотрудник, например, расход бензина будет рассчитываться, исходя из количества километров, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива.

Образец свидетельства о регистрации транспортного средства

Процесс получения выплат

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году будет получена работником при условии осуществления следующих действий:

  1. С работодателем должна быть достигнута договоренность относительно выплаты компенсации за эксплуатацию авто в рабочих целях.
  2. Заключается контракт, на основании которого будут производиться все выплаты.
  3. Если при устройстве на работу в трудовом контракте не была зафиксирована договоренность про привлечение автомобиля сотрудника, он должен подать заявление на имя руководителя. В случае же внесения необходимой информации на этапе трудоустройства, подавать отдельно заявление не понадобится.
  4. В случае передачи транспортного средства в аренду или длительное пользование, должен быть составлен акт приема-передачи.
  5. Для получения компенсации работодателю предоставляются все документы, которые подтверждают сумму расходов, понесенных владельцем автомобиля в процессе работы.

Образец полиса ОСАГО

Как рассчитывается размер возвращаемых финансов

Какой бы режим налогообложения не использовал работодатель, компенсацию за эксплуатацию транспортного средства сотрудника он должен включать в расходы на дату, когда была произведена выплата.

Размер возмещения определяется трудовым договором и дополнительным соглашением к нему, однако, нужно учитывать, что при использовании легкового автомобиля размер компенсации, которая учитывается в расходах, не должен превышать норматив, который утвержден Постановлением Правительства России.

Величина норматива зависит от того, какую мощность имеет двигатель автомобиля. Так, если он составляет до 2 тыс. куб.см – размер компенсации 1200 руб./мес., если же превышает 2 тыс. куб. см – выплата 1500 руб./мес. В случае с использованием грузового автомобиля — размер выплаты не ограничен.

Нужны ли путевые листы

Нередко возникает вопрос, а должны ли быть оформлены путевые листы для выплаты компенсации за использование личного транспортного средства или платить работнику за эксплуатацию его автомобиля можно без дополнительной бумажной волокиты. Специалисты Министерства Финансов РФ склоняются к тому, что заполнять путевые листы нужно обязательно.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он будет служить подтверждением того факта, что транспортное средство работника использовалось им для осуществления служебных поездок. В результате ни у кого не возникнет вопросов, были ли обоснованы понесенные расходы.

Путевой лист позволяет не удерживать НДФЛ с той суммы, которая была выплачена в качестве компенсации, а также дает право не начислять на нее страховые взносы. Он также будет необходим для учета суммы компенсации, когда рассчитывается налог на прибыль и единый налог при упрощенной системе налогообложения.

Почему могут отказать

Существует ряд причин, на основании которых работодателем может быть отказано в выплате компенсации работнику за использование ним личного транспорта в рабочих целях, например:

  • человек не трудоустроен официально;
  • сотрудник отказывается предоставить документы, которые бы доказали размер расходов, которые возникли при использовании личного авто;
  • работодатель имеет доказательства того, что машина использовалась ее хозяином в личных целях;
  • утеряна какая-либо бумага из пакета необходимых для выплаты документов, в результате работник не может доказать свое право на получение компенсации.

Важные нюансы

На что стоит обратить внимание при заключении договора, в котором закреплено условие использования личного транспорта в служебных целях работником с дальнейшей компенсацией понесенных затрат:

  • на получение компенсации сможет рассчитывать только работник, с которым подписан трудовой договор, закрепляющий за ним право получения возмещения;
  • транспортное средство может предоставить не только его владелец, но и человек, который управляет ним по доверенности (такой сотрудник также может рассчитывать на компенсацию расходов на заправку и ремонт автомобиля);
  • если работодатель сомневается в том, нужно ли платить компенсацию за эксплуатацию авто или проще выдать сотруднику премию, он должен помнить, что выплата премии предполагает уплату НДФЛ и социального взноса, а это дополнительные расходы, которых можно избежать.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: //jurjur24.ru/kompensacija-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-sluzhebnyh-celjah-v-tekushhem-godu/

Юрист24
Добавить комментарий